Informativa sulla privacy

1. Chi tratta i tuoi dati

Quando usi questo servizio come ospite di una struttura ricettiva, la struttura (l'hotel o il resort che ti ospita) è titolare del trattamento dei tuoi dati. Novelink fornisce la piattaforma tecnologica e agisce come responsabile del trattamento per conto della struttura, secondo le sue istruzioni.

Se invece registri la tua struttura sulla piattaforma (account amministratore) o sei un membro dello staff creato da un amministratore, per i dati del tuo account Novelink è titolare del trattamento, in quanto fornitore diretto del servizio.

2. Quali dati raccogliamo

• Dati di soggiorno: nome (se fornito), lingua preferita, date di check-in e check-out, numero di camera, stato del check-in e check-out digitale.
• Conversazioni con il Concierge: i messaggi che scrivi in chat e le risposte ricevute, comprese eventuali richieste urgenti o sensibili che descrivi liberamente (ad esempio un'emergenza medica): non sei obbligato a fornirle.
• Richieste di servizio: prenotazioni (ristorante, spa, esperienze, trasferimenti), ordini di room service, richieste di pulizia o manutenzione.
• Programma fedeltà e inviti: punti accumulati ed eventuali inviti ad altri ospiti.
• Recensioni: voto e commento lasciati a fine soggiorno, ed eventuale risposta dello staff.
• Dati tecnici: indirizzo IP e log di accesso raccolti automaticamente dall'infrastruttura di hosting per sicurezza, prevenzione degli abusi e diagnosi.
• Account staff: nome, email, ruolo, lingua, password (mai in chiaro: solo una sua impronta cifrata), data dell'ultimo accesso e, per chi registra la struttura, la data di accettazione di questi documenti. Un account creato da un amministratore riceve una password temporanea che l'amministratore comunica al collega fuori dalla piattaforma: Novelink non invia email di invito.

3. Come li usiamo

Per gestire il tuo soggiorno e rispondere alle tue richieste. Se la struttura attiva un assistente basato su un modello linguistico di un fornitore esterno (ad esempio Anthropic, Claude), il testo dei messaggi viene inviato a quel fornitore solo per generare la risposta, non per addestrare i suoi modelli. Senza un assistente di questo tipo le risposte sono generate dalla piattaforma stessa, senza inviare nulla a terzi.

La struttura può inoltre inviarti, nella stessa chat, comunicazioni relative al soggiorno e, se hai aderito al programma fedeltà, offerte promozionali, con la possibilità di non riceverle più.

4. Con chi condividiamo i dati

• Il personale della struttura che ti ospita, per gestire le tue richieste.
• Il fornitore dell'assistente AI, solo il testo dei messaggi e solo se la struttura lo ha attivato.
• I fornitori che ospitano l'infrastruttura (hosting e database), che non accedono ai dati se non per operare il servizio.
• Telegram, solo se la struttura ha attivato le notifiche o la chat dello staff su Telegram: notifiche operative e messaggi interni dello staff (che possono contenere il tuo nome, la camera e il contenuto della richiesta) vengono inoltrati ai gruppi scelti dalla struttura, tramite un bot di sua proprietà.
• I partner del Marketplace della struttura, solo per le richieste che invii esplicitamente a loro.
• I sistemi esterni che la struttura collega con le proprie chiavi API o webhook (ad esempio un gestionale alberghiero).

Non vendiamo i tuoi dati a terzi.

5. Per quanto tempo li conserviamo

I dati restano associati al tuo profilo ospite per il tempo necessario a gestire il soggiorno e, in seguito, per il tempo che la struttura ritiene necessario per il programma fedeltà o per obblighi contabili e fiscali locali. La piattaforma non applica ancora una cancellazione automatica dopo un termine fisso.

6. I tuoi diritti

Puoi chiedere accesso, correzione o cancellazione dei tuoi dati, oppure opporti a un trattamento specifico, contattando la struttura presso cui soggiorni: è lei il titolare del trattamento e il primo riferimento per queste richieste. Per i dati di un account staff puoi rivolgerti all'amministratore della tua struttura o a Novelink (help@novelink.ai).