Politique de confidentialité

1. Qui traite vos données

Lorsque vous utilisez ce service en tant que client d'un établissement d'hébergement, l'établissement(l'hôtel ou le resort qui vous accueille) est responsable du traitement de vos données. Novelink fournit la plateforme technologique et agit en tant que sous-traitant pour le compte de l'établissement, selon ses instructions.

Si vous inscrivez votre établissement sur la plateforme (compte administrateur) ou si vous êtes un membre du personnel créé par un administrateur, Novelink est responsable du traitement des données de votre compte, en tant que fournisseur direct du service.

2. Quelles données nous collectons

• Données de séjour : nom (si fourni), langue préférée, dates d'arrivée et de départ, numéro de chambre, état de l'enregistrement et du départ numériques.
• Conversations avec le Concierge : les messages que vous écrivez dans le chat et les réponses reçues, y compris les demandes urgentes ou sensibles que vous décrivez librement (par exemple une urgence médicale) : vous n'êtes pas obligé de les fournir.
• Demandes de service : réservations (restaurant, spa, expériences, transferts), commandes de room service, demandes de ménage ou de maintenance.
• Programme de fidélité et invitations : points cumulés et invitations éventuelles envoyées à d'autres clients.
• Avis : note et commentaire laissés en fin de séjour, et réponse éventuelle du personnel.
• Données techniques : adresse IP et journaux d'accès collectés automatiquement par l'infrastructure d'hébergement pour la sécurité, la prévention des abus et le diagnostic.
• Comptes du personnel : nom, e-mail, rôle, langue, mot de passe (jamais en clair : uniquement une empreinte chiffrée), date de la dernière connexion et, pour la personne qui inscrit l'établissement, la date d'acceptation de ces documents. Un compte créé par un administrateur reçoit un mot de passe temporaire que l'administrateur transmet en dehors de la plateforme : Novelink n'envoie aucun e-mail d'invitation.

3. Comment nous les utilisons

Pour gérer votre séjour et répondre à vos demandes. Si l'établissement active un assistant fondé sur un modèle de langage d'un fournisseur externe (par exemple Anthropic, Claude), le texte de vos messages est envoyé à ce fournisseur uniquement pour générer la réponse, et non pour entraîner ses modèles. Sans un tel assistant, les réponses sont générées par la plateforme elle-même, sans rien transmettre à des tiers.

L'établissement peut également vous envoyer, dans le même chat, des communications liées au séjour et, si vous avez adhéré au programme de fidélité, des offres promotionnelles, que vous pouvez cesser de recevoir à tout moment.

4. Avec qui nous partageons les données

• Le personnel de l'établissement qui vous accueille, pour traiter vos demandes.
• Le fournisseur de l'assistant IA, uniquement le texte des messages et uniquement s'il est activé par l'établissement.
• Les fournisseurs qui hébergent l'infrastructure (hébergement et base de données), qui n'accèdent aux données que pour faire fonctionner le service.
• Telegram, uniquement si l'établissement a activé les notifications ou le chat du personnel sur Telegram : les notifications opérationnelles et les messages internes du personnel (qui peuvent contenir votre nom, votre chambre et votre demande) sont transférés aux groupes choisis par l'établissement, via un bot lui appartenant.
• Les partenaires Marketplace de l'établissement, uniquement pour les demandes que vous leur adressez explicitement.
• Les systèmes externes que l'établissement connecte avec ses propres clés API ou webhooks (par exemple un logiciel hôtelier).

Nous ne vendons pas vos données à des tiers.

5. Durée de conservation

Les données restent associées à votre profil client le temps nécessaire à la gestion du séjour puis, ensuite, pendant la durée que l'établissement juge nécessaire pour son programme de fidélité ou pour ses obligations comptables et fiscales locales. La plateforme n'applique pas encore de suppression automatique après un délai fixe.

6. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification ou leur suppression, ou vous opposer à un traitement particulier, en contactant l'établissement où vous séjournez : il est le responsable du traitement et le premier interlocuteur pour ces demandes. Pour les données d'un compte du personnel, vous pouvez vous adresser à l'administrateur de votre établissement ou à Novelink (help@novelink.ai).